Selkeyttä sähköpostiin uusilla kansioilla

Sähköpostin aloitusnäkymä on alkanut muistuttaa ullakkovarastoa. Sinne on vaivihkaa tullut kiikuttaneeksi tavaroita kuvitellen palaavansa niihin paremmalla ajalla.

Varasto pursuaa valokuvia, vastaamattomia kysymyksiä, harrastusmateriaalia, opiskelutarpeita, muistiinpanoja ja maksettuja laskuja – toivottavasti ei kuitenkaan maksamattomia.

Kaikki on yhtä sekamelskaa. Oven kun avaa, vastaan tulee yhtä lailla tärkeää kuin turhaa. Käsiteltävää, arkistoitavaa ja poltettavaa. Kiireellisimmät tehtävät ovat jotenkuten hallinnassa, mutta muut vaipuvat yhä syvemmälle varaston uumeniin.

Selvittämätön sähköposti aiheuttaa tutkijoiden mukaan silkkaa stressiä. Erään brittitutkimuksen mukaan keskittymistä vaativaa työtä tekevän ihmisen älykkyysosamäärä laskee jopa kymmenellä, jos hän tietää sähköpostissa odottavan lukemattomia viestejä.

Miten siis päästä alkuun sähköpostin siivouksessa? Tavoitteena on lähtösivu, joka toimisi eteisaulan tavoin – siitä siirrytään nopeasti muihin tiloihin.

Ammattijärjestäjä Eveliina Lindell kehottaa aloittamaan sähköpostin perkaamisen viestiketjun tuoreimmasta päästä.

– Jossakin kohtaa huomaat ehkä, että kaikki seuraavat viestit ovat jo vanhentuneita ja ne voi tuhota.

Pysyvä järjestys syntyy kansioiden avulla.

– Vähimmillään riittää kaksi kansiota: Käsittele ja Arkistoi. Loput viestit voi tuhota, Lindell sanoo.

Käytännössä kansioita voi olla hyvä olla muutama lisää. Kansioiden idea on kertoa nopeasti, mihin täytyy reagoida pian, mihin myöhemmin tai ei ollenkaan.

Hyväksi havaittu sääntö opastaa, että jos viestiin vastaaminen kestää alle kaksi minuuttia, tee se heti. Sen jälkeen viestin voi poistaa. Jos sähköpostia hoitaa päivittäin, viestien kahlaamisen voi aloittaa myös vanhimmasta päästä.

– Etene järjestyksessä äläkä vain poimi rusinoita pullasta. Muuten saapuneisiin alkaa kertyä yhä enemmän viestejä, jotka vain odottavat päätöstä seuraavasta siirrosta.

Silloin, kun haluaa taikasauvan heilautuksella päästä aloittamaan uuden sähköpostielämän, Lindell ohjaa arkistoimaan kaikki yli kuukautta vanhemmat viestit. Niitä voi sitten tarvittaessa etsiä sähköpostin hakutoiminnolla.

Lindell muistuttaa, että sähköposti ei ole tehtävälista eikä kalenteri. Myös kuvat Eveliina Lindell suosittelee arkistoimaan jonnekin muualle kuin sähköpostiin.

– Siirrä suoraan kalenteriin ne sähköpostissa tulleet tiedot, jotka liittyvät tapahtumiin tai tapaamisiin.

Tehtävälistaan puolestaan kirjataan tärkeimmät tehtävät, jotka tänään tai tällä viikolla pitää saada hoidettua.

– Jos päässä on oikein iso kaaos, tehtävien nopea kirjaaminen on hyvä tapa purkaa ahdistusta. Siitä syntyvää listaa kutsun aivo-oksennukseksi.

Varsinaisessa tehtävälistassa ja sähköpostin kansioissa Lindell suosii verbien käyttöä.

– Kun listassa lukee soita, meilaa, osta tai arkistoi, väsyneenäkin on helppo katsoa, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä. Asiaan on helpompi tarttua, kun se on konkreettisesti määritelty. Olet jo etukäteen esimerkiksi päättänyt kanavan, jota kautta otat henkilöön yhteyttä.

ELINA PAJUNEN

Kommentoi




Luetuimmat kotimaan uutiset
  • Päivä
  • Viikko
  • Kuukausi





  • Uutiset
  • Urheilu
  • Videosarjat